Työsuhteen asiakirjojen säilytysaikatarve vaihtelee. Valitettavasti tyhjentävää luetteloa siitä, kuinka kauan mitäkin asiakirjaa tulee tai saa säilyttää, ei ole olemassa mutta tässä hieman tietoa keskeisistä asioista, jotka on hyvä huomioida säilytysaikoja määriteltäessä ja tietosuojaselostetta laadittaessa.
Työsuhdeasioiden hoitaminen edellyttää työntekijöiden henkilötietojen keräämistä ja säilyttämistä
Työntekijöiden henkilötiedot ovat tarpeen työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja työnantajan oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Työntekijöitä koskevien tietojen osalta tietojen käsittelyn oikeutus perustuu henkilöstön palkka- ja työsuhdeasioiden hoitamiseen sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmalliseen täyttämiseen. Näistä tiedoista muodostunutta rekisteriä voidaan käyttää myös henkilöstö- ja työsuhdeasioiden suunnitteluun ja seurantaan. Työsuhdetietojen osalta sääntely ei itsessään määritä yleissäilytysaikoja, joten tietojen säilyttämisajat joudutaan määrittelemään muutoin.
Säilyttämisajoista
Työsuhdetta koskevat perushenkilötiedot
Työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta pääsääntö on se, että tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin niitä tarvitaan. Tarve myös vaihtelee riippuen siitä, mistä tiedosta on kyse.
Työsopimuslaissa säädetään muun muassa palkkasaatavan vanhentumisesta. Palkkasaatava vanhenee viidessä vuodessa, mikä on samalla palkkavaateen kanneaika. Työsuhteen päätyttyä aika on kaksi vuotta. Näihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää aina vähintään tuon kanneajan pituisen ajan.
Työntekijän yksilöinnin ja sopimussuhteen velvoitteiden täyttämisen kannalta tarpeellisia perushenkilötietoja tarvitaan koko työsuhteen ajan. Työsuhteen päättymisen jälkeen työnantajan täytyy olla varautunut myös mahdollisten riitojen syntymiseen ja myös siihen, että esimerkiksi työtodistus on pystyttävä antamaan tietyissä tilanteissa vielä 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Näin ollen absoluuttisia säilytysaikoja ei käytännössä voida etukäteen määrittää tarkasti.
Terveydentilaa koskevat tiedot
Terveydentilatiedot on säilytettävä erillisenä, niitä ei saa säilyttää yhdessä muiden työnantajan keräämien henkilötietojen kanssa. Säilytysaikasuositus on kaksi vuotta, mutta se voi olla tarpeen vaatiessa pidempikin. Säilytystarve tulee kuitenkin selvittää kahden vuoden välein, jolloin asiakirjan säilyttämisen tarpeellisuus arvioidaan uudelleen.
Tarpeettomat henkilötiedot tulee hävittää.
Työnantajan on etukäteen nimettävä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä (mm. palkanlaskenta, sekä esimiehet).
Työaikakirjanpidosta
Työaikalaki määrää työaikakirjanpidon säilyttämisestä (mm. työvuorolistat). Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Työaikakirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.
Vähimmäissäilytysaika työaikakirjanpidolle on sama kuin työaikalain kanneaika eli käytännössä kaksi täyttä vuotta nykyhetkestä taaksepäin. Koska ko. kirjanpidolla on merkitystä myös mahdollisten palkkasaatavien osalta, suositus on se, että säilytysaika olisi tuota vähimmäisaikaa pidempi 5 vuotta, joka vastaa palkkasaatavien kanneaikaa.
Vuosilomakirjanpidosta
Vuosilomakirjanpito on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti eli vähintään kahden vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana vuosiloma olisi tullut antaa tai lomakorvaus maksaa. Vuosilomakirjanpito on palkkahallinnon osa ja samalla osa palkkakirjanpitoa. Palkkakirjanpidon yleinen säilytysaika verotusta varten on kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona palkka on maksettu.
Vinkkejä säilyttämisen arviointiin
Kun työpaikalla tehdään, muiden kuin terveydentilaa koskevien tietojen osalta säännöllisiä arvioita siitä, onko tietojen säilyttämiselle enää tarvetta, voidaan arvioinnissa yksittäisten asiakirjojen tai tietojen osalta käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä:
- Työvuorolistat: vähintään 5 vuotta (palkkasaatavien kanneaika)
- Vuosilomakirjanpito: vähintään 5 vuotta
- Varoitukset: Vähintään 2 vuotta, tämän jälkeen tarpeen mukaan.
- Muistiot esim. kehityskeskusteluista: Vähintään 2 vuotta, tarpeellisuus arvioidaan 5 vuoden välein.
- YT-pöytäkirjat: Vähintään 2 vuotta (YTL:n kanneaika), tarpeellisuus arvioidaan 5 vuoden välein
Vinkkejä tietosuojaselosteeseen
Käytännössä tietosuojaselosteessa työsuhteeseen liittyvien tietojen säilytysaikoja voidaan yleisellä tasolla määritellä esimerkiksi seuraavasti:
”Työntekijän henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kuin niitä tarvitaan työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Tietoja säilytetään henkilöstöhallinnon tarpeisiin 5 vuotta työsuhteen kestäessä ja 5 vuotta työsuhteen päättymisestä. Taloushallinnon tarpeisiin tietoja säilytetään osana kirjanpitoaineistoa vähintään 10 vuotta. Säilytystarve arvioidaan 5 vuoden välein.”
Terveydentilatietojen osalta asia voidaan määritellä esimerkiksi näin:
”Terveydentilaa koskevat tiedot poistetaan välittömästi sen jälkeen, kun niiden käsittelylle ei ole tarvetta. Sairauspoissaoloja koskevia tietoja säilytetään vähintään vuosi, jonka jälkeen tarve niiden säilyttämiselle arvioidaan uudelleen.
Sairauspoissaolotiedot ovat olennaisia mm. palkanmaksujaksojen pituutta tai maksuvelvollisuutta arvioitaessa, vuosiloman ansaintaa laskettaessa tai esimerkiksi 30-60-90 sääntöä arvioitaessa.”
