Hem | Medlemsinfo 5/2018

1.6.2018

Medlemsinfo 5/2018

1. Länkar till sommarpraktikanters responsenkät Bekanta dig med arbetslivet och förtjäna
2. Datumet för Farmaciförbundets förtroendemannautbildning har förändrats
3. Dataskyddsbeskrivning – tips i sista minuten
4. Apotekens arbetsgivarförbunds dataskyddsbeskrivningar
5. Lagändringarna avseende varierande arbetstid träder i kraft 1.6.2018

1. Länkar till sommarpraktikanters responsenkät Bekanta dig med arbetslivet och förtjäna

Apta och Pam har avtalat om att sommarpraktikanter som deltar i Bekanta dig med arbetslivet och förtjäna kan liksom i fjol svara på en enkät som förbunden sammanställt. Vi hoppas också att handledarna på arbetsplatserna svarar på enkäten.

Länkar till enkäten finns här


Länkarna finns också på vår webbplats under ’Ajankohtaista’ hela sommaren.

Avtalsenliga praktikperioder kan utplaceras under 1.6 –31.8 och den lön som betalas till unga personer för en två veckor (10 arbetsdagar) lång praktik sommaren 2018 är 360 euro och inkluderar semesterersättning.

Den dagliga arbetstiden för skolelever får vara högst 6 timmar. Arbetsskift ska pågå utan avbrott och utplaceras från måndag till fredag mellan kl. 8 och 18.

2. Datumet för Farmaciförbundets förtroendemannautbildning har förändrats

Datumet för Farmaciförbundets avtalade förtroendemannautbildning har förändrats. Utbildningen i förhandlingskompetens tidigareläggs med en dag till 27.9. De andra förtroendemannautbildningarna ordnas som planerat. Du kan läsa om dem i vårt medlemsmeddelande 7/2017.

3. Dataskyddsbeskrivning – tips i sista minuten

Dataskyddsförordningen ska iakttas från och med 25.5. Den särskilda dataskyddslagen behandlas fortfarande i riksdagen och träder sannolikt i kraft först i juni.

Syftet med behandlingen av personuppgifter ska alltid anges i beskrivningen. Beskrivningen har inget visst format utan kan vara ett excel- eller annat dokument. Beskrivningen anger syftet med personregister. Personuppgifter kan behandlas bland annat för att fullgöra skyldigheter relaterade till kund-, tjänste- eller arbetsförhållande. Om behandlingen av personuppgifter har lagts på entreprenad är det bra att nämna detta i punkten som beskriver syftet eller i punkten om utlämnande av uppgifter.

Om uppgifter utlämnas regelbundet ska man i beskrivningen ange till vem uppgifter utlämnas och grunden för detta.

EXEMPEL:

Syfte med och rättsgrund för arbetstagarregistret

Administrationen av registret baserar sig på skötseln av personalens löne- och anställningsärenden samt på planmässigt fullgörande av arbetsgivarens uppgifter och skyldigheter. Registret kan även användas för planering och uppföljning av personal- och anställningsärenden. Personuppgifter behövs med tanke på arbetsavtalet och arbetsgivarens berättigade intressen.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Personuppgifter på individnivå kan utlämnas till myndigheter, outsourcade löne- och ekonomiadministrationsaktörer, skattemyndigheter, pensionsbolag, försäkringsbolag, företagshälsovården, Folkpensionsanstalten.

Personuppgifter kan utlämnas till myndigheter enligt gällande lagstiftning.

I beskrivningen anges de uppgifter eller typer av uppgifter som registreras. Till exempel specificeras registrerades personuppgifter (bl.a. namn, födelsedatum, kontaktuppgifter, bankkonto, beskattningsuppgifter, semesteruppgifter, arbetshistoria, varningar och disciplinära åtgärder, uppgifter om sjukledighet och hälsotillstånd etc.)

I beskrivningen anges de regelrätta informationskällorna. Uppgifter kan insamlas i registeransvarigas verksamhet, av registrerade eller från andra register. Om uppgifter överlåts till registret ska man ange på vilka grunder detta sker. Grunden kan bland annat vara samtycke eller lagbestämmelse.

EXEMPEL:

Regelrätta informationskällor

Uppgifterna insamlas främst av anställda, en del kommer från skattemyndigheten, företagshälsovården eller chefen.

En del av uppgifterna uppdateras av anställda och en del av chefen. En del av uppgifterna uppdateras av personal- och löneadministrationens experter.

Förvaringstiden kan anges exakt (t.ex. Uppgifterna förvaras i x år från inköpet eller anställningens upphörande). Om en exakt tid inte kan fastställas ska den estimeras (t.ex. uppgifterna raderas omedelbart efter att kunden lämnar postningslistan eller när uppgiften i övrigt bedöms vara onödig).

EXEMPEL

Förvaring och radering av uppgifter i register

Uppgifter om hälsotillstånd raderas omedelbart efter att de inte längre behövs. Behovet av förvaring bedöms med minst 5 års intervall. (Lag om integritetsskydd i arbetslivet).

Uppgifter om sjukfrånvaro förvaras minst ett år, varefter behovet av att förvara dem bedöms på nytt.

  • Uppgifter om sjukfrånvaro är väsentliga bland annat vid bedömningen av lönebetalningsperiodernas längd eller betalningsskyldigheten, beräkningen av semestern eller till exempel bedömningen av 30-60-90-regeln.


Om extern ekonomiadministration används kan man i beskrivningen ange:

Uppgifterna förvaras för personaladministrationens behov i 5 år medan anställningen varar och i 5 år efter att den upphört. Uppgifter som behövs av ekonomiadministrationen förvaras i minst 10 år i anslutning till bokföringsmaterialet. Förvaringsbehovet bedöms med 5 års intervall.

På grund av de lagenliga förvaringstiderna för bokföringsmaterial förvaras uppgifterna i minst 10 år. Förvaringsbehovet bedöms dock med 5 års intervall.  

Behovet av att förvara övriga dokument relaterade till anställningsförhållanden bedöms till exempel på följande sätt (inom parentes orsak som inte behöver nämnas i beskrivningen):

  • Arbetsskiftslistor: minst 5 år (tid för väckande av talan om lönefordringar)
  • Varningar: Minst 2 år, behovet bedöms med 5 års intervall.
  • Promemorior om till exempel utvecklingssamtal: Minst 2 år, behovet bedöms med 5 års intervall.
  • Protokoll om samarbetsförhandlingar: Minst 2 år (tid för att väcka talan), behovet bedöms med 5 års intervall.
  • Det är bra att förvara utbildningsregister under tjänstetiden + 2 år (detta rekommenderas av Näringslivets arkivförening).
  • Rekryteringsmaterial bör förvaras i 2 år.
  • Introduktionsmaterial kan förvaras längre än prövotiden, till exempel i 5 år från början av anställningen. Tiden för att väcka talan om till exempel lönefordringar är 5 år.

Eventuella tidsfrister för väckande av talan ska beaktas när förvaringstiderna fastställs. Bland annat tidsfrister för väckande av talan relaterad till arbetsavtalslagen finns här.

Ytterligare information finns på dataombudsmannens webbplats.

4. Apotekens arbetsgivarförbunds dataskyddsbeskrivningar

Apotekens arbetsgivarförbund har uppdaterat sina dataskyddsbeskrivningar enligt dataskyddsförordningen. Du kan ta del av dem nere på förstasidan på vår webbplats.

Vi behandlar personuppgifter i första hand för att sköta medlemsrelationer och tillhandahålla medlemstjänster, inklusive intressebevakning av arbetsmarknaden.

Vi uppdaterar beskrivningarna vid behov.

5. Lagändringarna avseende varierande arbetstid träder i kraft 1.6.2018

Den nya regleringen gäller de arbetsavtal där parterna har avtalat om min och max arbetstid (t.ex. 0–40 h/3 v eller 10–30 h/3 v). Regleringen omfattar också anställda som vid behov inkallas till arbete. Däremot omfattar regleringen inte så kallade ramavtal där parterna separat avtalar ett arbetsskift.

Den nya regleringen fastställer följande omständigheter i detalj:

  • Förutsättningar för avtal om varierande arbetstider
  • Förhandlingar om minimiarbetstider
  • Utredning av centrala arbetsvillkor när varierande arbetstid iakttas
  • Lön för sjukfrånvaro
  • Lön för uppsägningstid
  • Arbetstagarens samtycke till merarbete
  • Hörande av arbetstagare om arbetsskift som överstiger minimiarbetstiden.

EK har kommit med detaljerade tillämpningsanvisningar relaterade till lagändringen.

Den nya regleringen tillämpas på alla nya arbetsavtal om varierande arbetstid. Enligt gällande avtal bör man särskilt beakta att en övergångstid på 6 månader börjar när lagen träder i kraft 1.6. Under övergångstiden ska arbetsgivaren kontrollera förutsättningarna för den nya regleringen (behovet av arbetskraft är inte fast eller arbetstagarens initiativ). I de fall där avtal inte har ingåtts till exempel på arbetstagarens initiativ (t.ex. med anledning av studier) ska arbetsgivaren ge arbetstagaren en utredning av behovet av varierande arbetskraft inom 6 månader från att lagen trätt i kraft.