23.5.2018

Jäsentiedote 8/2018

1. Tietosuojaseloste – viime hetken vinkit
2. Apteekkien työnantajaliiton tietosuojaselosteet
3. Vaihtelevaa työaikaa koskevat lakimuutokset tulevat voimaan 1.6.2018

1. Tietosuojaseloste – viime hetken vinkit

Tietosuoja-asetusta on noudatettava 25.5. alkaen. Erillinen tietosuojalaki on edelleen eduskuntakäsittelyssä, ja laki tulee todennäköisesti voimaan vasta kesäkuun aikana.

Henkilötietojen käyttötarkoitus tulee aina kirjoittaa auki selosteeseen. Seloste kertoo, minkä tehtävän hoitamiseksi henkilörekisteri on perustettu. Henkilötietoja voidaan käsitellä mm. asiakassuhteen, palvelussuhteen tai työsuhteen velvoitteiden hoitamiseksi. Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, tämä on hyvä mainita käyttötarkoitusta kuvaavassa kohdassa tai tietojen luovuttamista koskevassa kohdassa.

Jos tietoja luovutetaan säännönmukaisesti, kerrotaan, kenelle niitä luovutetaan ja mihin luovuttaminen perustuu.

ESIMERKKIKIRJAUKSIA:

Työntekijärekisterin käyttötarkoitus ja oikeutusperuste

Rekisterin ylläpito perustuu henkilöstön palkka- ja työsuhdeasioiden hoitamiseen sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmalliseen täyttämiseen. Rekisteriä voidaan käyttää myös henkilöstö- ja työsuhdeasioiden suunnitteluun ja seurantaan. Henkilötiedot ovat tarpeen työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja työnantajan oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Tietojen luovutus ja siirto

Yksilötason henkilötietoja voidaan luovuttaa, viranomaisille, ulkoistetuille palkka- ja taloushallinnon tarjoajille, verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille, työterveyshuoltoon, Kansaneläkelaitokselle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Selosteeseen merkitään ne tiedot tai tietotyypit, joita rekisteröidystä voidaan tallentaa. Esim. henkilön yksilöintitiedot eritellään (esim. nimi, syntymäaika, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot, verotustiedot, vuosilomatiedot, työhistoriatiedot, varotukset ja kurinpitotoimet, sairauslomia- ja terveydentilaa koskevat tiedot, jne.)

Selosteessa kuvataan, mistä tallennettavat tiedot säännönmukaisesti saadaan. Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista rekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksen perusteella, on ilmoitettava millä perusteella luovutus tapahtuu. Perusteena voi esimerkiksi olla suostumus tai lain säännös.

ESIMERKKIKIRJAUKSIA:

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääosin työntekijältä itseltään, osa saadaan verottajalta, työterveyshuollosta tai esimieheltä.

Osan tiedoista päivittää työntekijä ja esimies. Osan tiedoista päivittävät henkilöstöhallinnon sekä palkkahallinnon asiantuntijat.

Säilytysaika voidaan ilmoittaa kiinteänä aikamääreenä (esim. Tietoja säilytetään x vuotta ostotapahtumasta tai työsuhteen päättymisestä jne). Ellei tarkka ajan määrittäminen ole mahdollista, tulee se arvioida (esim. tiedot poistetaan välittömästi, kun asiakas eroaa postituslistalta, tai kun tieto muutoin arvioidaan tarpeettomaksi).

ESIMERKKIKIRJAUKSIA:

Tietojen säilyttäminen ja rekisteristä poistaminen

Terveydentilaa koskevat tiedot poistetaan välittömästi sen jälkeen, kun niiden käsittelylle ei ole tarvetta. Tarvetta säilyttämiselle arvioidaan vähintään 5 vuoden välein. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä).

Sairauspoissaoloja koskevia tietoja säilytetään vähintään vuosi, jonka jälkeen tarve niiden säilyttämiselle arvioidaan uudelleen.

• Sairauspoissaolotiedot ovat olennaisia mm. palkanmaksujaksojen pituutta tai maksuvelvollisuutta arvioitaessa, vuosiloman ansaintaa laskettaessa tai esimerkiksi 30-60-90 sääntöä arvioitaessa.

Jos käytetään ulkoistettua taloushallintoa, selosteeseen voidaan kirjata:

Tietoja säilytetään henkilöstöhallinnon tarpeisiin 5 vuotta työsuhteen kestäessä ja 5 vuotta työsuhteen päättymisestä. Taloushallinnon tarpeisiin tietoja säilytetään osana kirjanpitoaineistoa vähintään 10 vuotta. Säilytystarve arvioidaan 5 vuoden välein.

Kirjanpitoaineiston lainmukaisten säilytysaikojen takia tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta. Säilytystarve arvioidaan kuitenkin 5 vuoden välein.

Muita työsuhteisiin liittyvien asiakirjojen säilytystarvetta voidaan arvioida esimerkiksi seuraavasti (suluissa selvennyksenä syy, jota ei ole tarvetta kirjata itse selosteeseen):

• Työvuorolistat: vähintään 5 vuotta (palkkasaatavien kanneaika)
• Varoitukset: Vähintään 2 vuotta, tarpeellisuus arvioidaan 5 vuoden välein.
• Muistiot esim. kehityskeskusteluista: Vähintään 2 vuotta, tarpeellisuus arvioidaan 5 vuoden välein.
• YT-pöytäkirjat: Vähintään 2 vuotta (YTL:n kanneaika), tarpeellisuus arvioidaan 5 vuoden välein.
• Koulutusrekistereitä voi toki olla hyvä säilyttää palvelusaika + 2 vuotta (tätä suosittelee liikearkistoyhdistys).
• Rekrytointimateriaalit on hyvä säilyttää 2 vuotta.
• Perehdyttämismateriaalin voi perustellusti säilyttää myös koeaikaa pitemmän aikaa, esim. 5 vuotta työsuhteen alusta. Kanneaika työsuhteen kestäessä on 5 vuotta, esim. palkkasaatavien osalta.

Mahdolliset tietoihin liittyvät kanneajat on otettava huomioon määrittelyssä. Katso mm. Työsopimuslakiin liittyvät kanneajat.

Lisätietoja löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

2. Apteekkien työnantajaliiton tietosuojaselosteet

Apteekkien työnantajaliitto on päivittänyt omat tietosuojaselosteensa tietosuoja-asetuksen mukaiseksi. Niihin voit tutustua verkkosivustomme etusivun alareunasta, täältä.

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten työmarkkinaedunvalvonta.

Päivitämme selosteita aina tarvittaessa.

3. Vaihtelevaa työaikaa koskevat lakimuutokset tulevat voimaan 1.6.2018

Uusi sääntely koskee niitä työsopimuksia, joissa osapuolet ovat sopineet työajan vaihtelevan vähimmäismäärän ja enimmäismäärän välillä (esimerkiksi 0–40 t/3vko tai 10–30 t/3vko). Sääntely koskee myös työntekijöitä, jotka kutsutaan työhön tarvittaessa. Sen sijaan niin sanotut puitesopimusjärjestelyt, joissa sovitaan erikseen työvuoron mittaisista määräaikaista sopimuksista, eivät ole sääntelyn piirissä.

Uusi sääntely määrittelee tarkemmin seuraavia seikkoja:

• Vaihtelevasta työajasta sopimisen edellytykset
• Vähimmäistyöaikaa koskevat neuvottelut
• työnteon keskeisistä ehdoista annettava selvitys noudatettaessa vaihtelevaa työaikaa
• sairausajan palkka
• irtisanomisajan palkka
• työntekijän suostumus lisätyöhön
• työntekijän kuuleminen vähimmäistyöajan ylittävistä työvuoroista.

EK on laatinut lakimuutosta koskevat tarkemmat soveltamisohjeet.

Uutta sääntelyä sovelletaan kaikkiin uusiin työsopimuksiin, joilla sovitaan vaihtelevasta työajasta. Voimassa olevien sopimusten osalta erityisesti huomioitavaa on se, että lain voimaantulosta 1.6. alkaa 6 kuukauden siirtymäaika. Siirtymäajan kuluessa työnantajan on syytä tarkistaa, että uuden sääntelyn mukaiset edellytykset (työvoimantarve ei ole kiinteä tai työntekijän aloite). Niissä tapauksissa, joissa sopimusta ei ole tehty työntekijän aloitteesta (taustasyynä esim. opiskelu), työnantaja tulee antaa työntekijälle selvitys vaihtelevasta työvoiman tarpeestaan 6 kuukauden kuluessa lain voimaantulosta.